Использование в работе онлайн инструментов от Google / Google / Хабрахабр
Сегодня появляется много онлайновых сервисов, предоставляющих интересные возможности. Хочу рассказать вам о применении одного из них (GoogleDocs SpreadSheets) в работе нашей компании. Интерес данной статьи в том, что это не просто описание, как «было бы круто», а о реальном внедрении.
Внедрение, о котором я хочу рассказать — это онлайн-график отдела продаж в на платформе Google Docs.
Специфика работы нашего отдела продаж заключается в том, что:
Основная задача, которую мы решили использую онлайн-таблицу с графиком, оперативное управление графиком отдела и оперативное составление отчетности.
Сам график представляет собой электронную таблицу (а-ля Excel) на платформе GoogleDocs. Для тех, кто ни разу этим не пользовался это вроде как Excel, только в вашем браузере и доступ к файлу может получить тот, кому предоставлен доступ.
В нашем файле на каждый месяц выделен отдельный лист и выглядит этот месяц примерно так:
В левом столбике стоят фамилии менеджеров, далее по столбцам идут все дни месяца, куда менеджеры вносят свой график.
После того, как менеджеры внесли свой график — начинает работать координатор отдела, которая распределяет встречи между менеджерами и ставит их статус, после того, как встреча пройдет:
По итогам месяца или в любой его день мы можем подвести итоги и эффективность:
Оказалось, что писать формулы в Google SpreadSheets сложнее, нежли я привык в любимом Excel.
Во-первых, он там формулы на английском и названия их в 30% не совпадают с английским названием Excel. Во-вторых, там есть не все формулы Excel и иногда приходилось изощряться, например так:
На основе данной статистики мы можем оперативно реагировать на изменения эффективности проведения встреч или снижение загруженности того или иного менеджера.
Самое удобное в данной реализации в том, что каждый сотрудник, который использует этот график, может заполнить его из дома, из офиса, из интернет-кафе. Это крайне важно для нас, т. к. менеджеры у нас — в основном студенты, которые появляются в офисе несколько раз в неделю и график у них меняется каждые два-три дня.
Еще одна особенность нашей компании — часть сотрудников работает в Linux Ubuntu, поэтому кроссплатформенность решений от Google (может работать на Win, Linux, MacOS) нам была только на руку.
Единственный минус, который мы пока решаем регламентом, а не технически — отсутствие ограничений на заполнение определенных ячеек, т. е. нельзя запретить менеджеру менять ячейки, который заполняет координатор или начальник отдела. Но тут нас спасают уведомления, которые Google любезно отправляет каждый раз, когда происходят изменения в ячейках, которые мне важны.
Тем, кто хочет получить доступ на чтение к файлу — пишите мне на gumoza (гав-гав) gmail.com
Внедрение, о котором я хочу рассказать — это онлайн-график отдела продаж в на платформе Google Docs.
Специфика работы нашего отдела продаж заключается в том, что:
- мы проводим много презентаций по всей Москве;
- у нас работают в основном студенты с постоянно изменяющимся графиком;
- менеджеры разбиты на три группы;
- работу менеджеров регулируют два координатора и начальник отдела продаж и заместитель.
Основная задача, которую мы решили использую онлайн-таблицу с графиком, оперативное управление графиком отдела и оперативное составление отчетности.
Сам график представляет собой электронную таблицу (а-ля Excel) на платформе GoogleDocs. Для тех, кто ни разу этим не пользовался это вроде как Excel, только в вашем браузере и доступ к файлу может получить тот, кому предоставлен доступ.
В нашем файле на каждый месяц выделен отдельный лист и выглядит этот месяц примерно так:
В левом столбике стоят фамилии менеджеров, далее по столбцам идут все дни месяца, куда менеджеры вносят свой график.
После того, как менеджеры внесли свой график — начинает работать координатор отдела, которая распределяет встречи между менеджерами и ставит их статус, после того, как встреча пройдет:
По итогам месяца или в любой его день мы можем подвести итоги и эффективность:
Оказалось, что писать формулы в Google SpreadSheets сложнее, нежли я привык в любимом Excel.
Во-первых, он там формулы на английском и названия их в 30% не совпадают с английским названием Excel. Во-вторых, там есть не все формулы Excel и иногда приходилось изощряться, например так:
=CONCATENATE(IF(INDIRECT(ADDRESS($F11;U$4;1;1;$C$3))="НЕТ";DAY(INDIRECT(ADDRESS(3;U$4+3;1;1;$C$3)));"-"). (тут еще 28 раз формула под КАЖДЫЙ день месяца :)..=IF(INDIRECT(ADDRESS($F11;BA$4;1;1;$C$3))="НЕТ";DAY(INDIRECT(ADDRESS(3;BA$4+3;1;1;$C$3)));"-"))На основе данной статистики мы можем оперативно реагировать на изменения эффективности проведения встреч или снижение загруженности того или иного менеджера.
Самое удобное в данной реализации в том, что каждый сотрудник, который использует этот график, может заполнить его из дома, из офиса, из интернет-кафе. Это крайне важно для нас, т. к. менеджеры у нас — в основном студенты, которые появляются в офисе несколько раз в неделю и график у них меняется каждые два-три дня.
Еще одна особенность нашей компании — часть сотрудников работает в Linux Ubuntu, поэтому кроссплатформенность решений от Google (может работать на Win, Linux, MacOS) нам была только на руку.
Единственный минус, который мы пока решаем регламентом, а не технически — отсутствие ограничений на заполнение определенных ячеек, т. е. нельзя запретить менеджеру менять ячейки, который заполняет координатор или начальник отдела. Но тут нас спасают уведомления, которые Google любезно отправляет каждый раз, когда происходят изменения в ячейках, которые мне важны.
Тем, кто хочет получить доступ на чтение к файлу — пишите мне на gumoza (гав-гав) gmail.com
Комментариев нет:
Отправить комментарий